Termi digitalisaatio tuntuu olevan jokaisen huulilla, mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Elisa Yritysguru-palvelua esitellyt Tommi Kantonen valotti asiaa Päijät-Hämeen Yrittäjien järjestämässä Yrittäjien digi-tapahtumassa marraskuun alussa.

Digitalisaatio on lyhykäisyydessään digitaalisten teknologioiden yleistymistä arkielämän toiminnoissa, jonka voidaan katsoa alkaneen 80-luvun kotitietokoneiden käyttöönotosta. Kyse on siis tavanomaisten asioiden tekemisestä tekniikan avulla helpommin, nopeammin ja monesti tuottavammin. Ruohonjuuritason esimerkiksi passaa taskulaskin, jonka avulla monimutkaiset laskutoimitukset ratkeavat hetkessä.

Yrittäjille digitalisaatio tarkoittaa useimmiten sähköpostia, etäneuvotteluja, sosiaalisen median hyödyntämistä, sekä tiedostojen tallentamista pilvipalvelimelle. Parhaimmillaan digitalisaatiolla saadaan aikaan kustannussäästöjä, tuottavuutta ja lisämyyntiä. Säästöjä digitalisaatiossa muodostuu esimerkiksi pitämällä sähköisiä palavereja:

– Kun palaveri pidetään sähköisesti esimerkiksi Skypen välityksellä, säästetään matka-ajassa parhaimmillaan tunteja. On järjetöntä käyttää pahimmillaan moninkertaisesti pidempi aika matkustamiseen kuin itse palaveriin, Kantonen toteaa.

Tommi Kantosen mukaan yrittäjien tyypillisin ongelma digitalisaation sisäistämisessä ovat negatiiviset ennakkoluulot.

Turvaa yrittämiseen tuovat puolestaan pilvitallennusmahdollisuudet. Silloin yrityksen tärkeät asiakirjat, kuvat ja muut materiaalit voidaan tallentaa oman fyysisen tietokoneen sijaan pilvipalvelimelle, jolloin tiedostoihin pääsevät käsiksi useat henkilöt, vaikka yhtäaikaisesti. Lisäksi tiedostojen saatavuus ei rajoitu yhdelle tietokoneelle, joten tärkeitä tietoja ei pääse tuhoutumaan tietokoneen rikkoutuessa. Väärät ennakkoluulot ovat Kantosen mukaan yrittäjien suurin este digitalisaation sisäistämiselle.

– Moni pientä yritystä pyörittävä yrittäjä kokee, että digitalisaatio ei kuulu meille, vaan isommille yrityksille, vaikka käytännössä siihen sisältyy perusasioita puhelimista ja sähköposteista alkaen. Media ei kerro digitalisaation ”tylsistä” asioista vaan isoista konsepteista, joten sitä on vaikea ymmärtää. Ehkä olisi parempi, ettei termiä digitalisaatio käytettäisi ollenkaan, vaan puhuttaisiin mieluummin vaikka tietotekniikan hyödyntämisestä työkaluna.

Mitkä ovat tyypillisimmät ongelmat?

– Käyttöönottaminen on suurin ongelma: ohjelmien ja laitteiden käyttöönotto koetaan vaikeaksi. Lisäksi työkaluja ei aina hyödynnetä oikein tai ollenkaan. Tällöin yrittäjä ei saa hankkimistaan työkaluista parhaita tehoja irti.

Minkälaisia työkaluja suosittelisit pienyrittäjille?

– Office 365-palvelu on näppärä apu pienyrittäjälle. Se sisältää sähköposteja, kalentereita ja pilvitallennustilaa, joka helpottaa ja tehostaa toimintaa pienellä kuukausimaksulla. Näiden asioiden kanssa ei tarvitse jäädä yksin: kaikki palveluita tarjoavat yritykset ovat hyvin kartalla asioista, joten apua on aina saatavilla. Saadusta avusta koituvat kustannukset ovat tyypillisesti melko pieniä verrattuna saatuun apuun, on kyse sitten hankkimisesta, käyttöönotosta tai ongelmatilanteista, Kantonen kertoo.

Teksti ja kuvat: Mikko Blomberg